Une mission d’assistance technique commence par un document souvent court : l’expression de besoin. Elle est transmise aux prestataires référencés, qui proposent des profils sur cette base. Sa qualité conditionne celle des réponses, la justesse du choix et le démarrage de la mission.
Un besoin bien rédigé permet au prestataire de proposer peu de profils, mais pertinents. Un besoin flou produit des dossiers nombreux et difficiles à comparer, et un temps de sélection plus long pour la DSI.
Voici les rubriques que nous recommandons, et les erreurs que nous rencontrons le plus souvent.
Le contexte
Le contexte explique pourquoi la mission existe. Quelques lignes suffisent :
- le domaine concerné (paiements, crédits, contrats d’assurance, reporting réglementaire, etc.) ;
- le projet ou le programme dans lequel s’inscrit la mission, et son état d’avancement ;
- l’environnement technique principal ;
- l’organisation de l’équipe que le consultant rejoindra.
Le contexte permet au prestataire de juger si un profil a déjà travaillé dans une situation comparable. Un même intitulé de poste recouvre des réalités très différentes selon qu’il s’agit d’un projet en lancement, d’une phase de recette ou d’une maintenance applicative.
Les tâches
Les tâches décrivent ce que le consultant fera concrètement. Elles s’écrivent avec des verbes d’action : rédiger les spécifications fonctionnelles, animer les ateliers avec les métiers, suivre le planning du lot, développer les évolutions, préparer les comités.
Une liste de cinq à dix tâches donne une image fidèle. Au-delà, il devient difficile de distinguer l’essentiel de l’accessoire. Il est utile d’indiquer la ou les deux tâches qui occuperont la majorité du temps.
Les livrables
Les livrables sont ce que la mission doit produire : documents, développements, plans de test, tableaux de bord, rapports d’avancement. Les nommer précisément présente deux avantages.
D’abord, ils permettent d’évaluer la mission sur des résultats observables. Ensuite, ils participent à un cadre contractuel sain : dans une prestation d’assistance technique, le prestataire conserve l’encadrement de son consultant, et le client exprime ses attentes en termes de travaux et de livrables.
Le niveau de séniorité
La séniorité se décrit mieux par des situations que par un nombre d’années. Quelques questions aident à la préciser :
- Le consultant devra-t-il travailler en autonomie dès les premières semaines ?
- Devra-t-il animer des réunions avec des responsables métier ou des directeurs ?
- Aura-t-il à arbitrer, ou à préparer les arbitrages d’autres personnes ?
- Encadrera-t-il d’autres intervenants ?
Un nombre d’années d’expérience peut compléter cette description. Seul, il dit peu de chose sur la capacité réelle à tenir le poste.
Les compétences
Il est utile de séparer les compétences indispensables des compétences appréciées. Une liste où tout est obligatoire réduit artificiellement le nombre de profils possibles, et pousse parfois les prestataires à présenter des dossiers qui cochent toutes les cases sur le papier.
Pour les compétences techniques, la précision aide : une version de technologie, un outil particulier, un type d’architecture. Pour les compétences fonctionnelles, la connaissance d’un métier ou d’une réglementation se décrit de la même manière, avec le niveau attendu.
La durée, la date de démarrage et le rythme
Ces éléments pratiques sont souvent sous-estimés. Ils déterminent pourtant la disponibilité des profils.
- Date de démarrage : souhaitée et au plus tard. Un consultant en poste a souvent un préavis ou une fin de mission à respecter.
- Durée : durée initiale et perspective de renouvellement.
- Rythme : temps plein ou temps partiel, nombre de jours par semaine.
- Lieu et télétravail : site, nombre de jours sur place, conditions d’accès à distance.
- Contraintes particulières : astreintes, interventions en dehors des heures ouvrées, déplacements.
Les modalités de sélection
Indiquer comment se déroulera la sélection permet au prestataire de s’organiser : date limite de réponse, format attendu des dossiers, nombre maximal de profils, entretiens prévus et interlocuteurs.
Les erreurs fréquentes
Un intitulé sans description
« Chef de projet confirmé » ou « développeur Java » ne suffisent pas. Sans contexte ni tâches, chaque prestataire interprète le besoin à sa manière.
Une liste de compétences trop longue
Quinze compétences obligatoires décrivent rarement une personne réelle. Mieux vaut trois ou quatre exigences fortes et des compétences complémentaires clairement identifiées.
Un besoin qui mélange plusieurs postes
Demander à une même personne de piloter un projet, d’écrire les spécifications et de développer conduit à des compromis. Si la charge le justifie, deux profils distincts donnent souvent un meilleur résultat.
Des contraintes révélées tardivement
Un nombre de jours sur site, une habilitation ou une astreinte découverts lors de l’entretien font perdre du temps à tous. Ces éléments doivent figurer dès l’expression de besoin.
Une date de démarrage irréaliste
Un démarrage sous quelques jours limite le choix aux consultants immédiatement disponibles. Ce n’est pas toujours le meilleur critère de sélection.
Ce que nous faisons de votre besoin
Lorsque nous recevons une expression de besoin, nous la relisons avec ces rubriques en tête. Si une information manque, nous posons la question avant de proposer un profil. Nous préférons présenter un dossier tardif et adapté plutôt que plusieurs dossiers approximatifs.
Une expression de besoin claire fait gagner du temps à la DSI, aux achats et au prestataire. Elle est aussi la première pièce du suivi de la mission : les tâches et les livrables qui y figurent servent de référence lors des points d’étape.